02 / Support achats
Renforcez votre capacité achats.
Recherche fournisseurs, gestion des consultations, comparaison des offres, expediting et reporting — en prolongement de votre fonction achats et sous votre structure de validation.
Positionnement
Vos acheteurs devraient négocier, pas relancer.
Sur un programme data center en cours, l’essentiel de la semaine d’un acheteur part en administratif : lancer les consultations, relancer les fournisseurs qui n’ont pas répondu, remettre au même format des offres qui arrivent sous cinq présentations différentes, mettre à jour les tableaux de suivi et refaire le même reporting pour un autre destinataire.
Ce n’est pas là que les achats créent de la valeur. La stratégie par famille d’achats, la négociation, le risque fournisseur et la décision d’attribution, si. Ardaron prend la charge opérationnelle pour que votre équipe garde les décisions — et le temps de les prendre correctement.
Où passe la frontière
Ce que votre équipe conserve
- La stratégie par famille d’achats et les décisions de sourcing
- La négociation et les conditions commerciales
- La sélection et l’attribution
- Le risque fournisseur et la relation fournisseur
- Le budget et le pouvoir d’engagement
- La validation contractuelle et de conformité
Ce qu’Ardaron absorbe
- La recherche fournisseurs et la cartographie de marché
- La préparation et le lancement des dossiers de consultation
- Les relances structurées
- La collecte et la normalisation des offres
- La comparaison commerciale et les tableaux comparatifs
- L’administration des données et des dossiers de qualification fournisseurs
- L’expediting et le suivi des livraisons
- Le reporting achats et la tenue des tableaux de suivi
Fonctionnement
Intégré à votre processus, et non en parallèle.
- 01
Cartographier le processus
Nous documentons le fonctionnement réel de vos achats : modèles de documents, circuit de validation, systèmes, seuils, formats de reporting et qui signe quoi.
- 02
Fixer la frontière
Une répartition écrite entre ce qu’Ardaron exécute et ce qui reste chez vos acheteurs, avec les points de validation nommés explicitement.
- 03
Opérer
Consultations lancées, fournisseurs relancés, offres normalisées, comparatifs construits et tableaux tenus à jour — à votre rythme et à vos formats.
- 04
Rendre compte et améliorer
Un reporting régulier sur l’état des lots, la couverture des offres, les délais et les risques ouverts, avec les blocages récurrents signalés plutôt qu’absorbés en silence.
Nous recommandons de démarrer sur un seul projet ou une seule famille d’achats — assez restreint pour juger le modèle sans réorganiser la fonction.
Périmètre
Ce que nous prenons en charge.
Sourcing et consultation
- Recherche fournisseurs et cartographie de marché par famille
- Constitution de listes longues et de présélections
- Préparation des dossiers de consultation (RFQ / appel d’offres)
- Lancement et diffusion des consultations
- Traitement des questions-réponses et tenue du registre
- Relances structurées
Analyse commerciale
- Collecte des offres et contrôle d’exhaustivité
- Normalisation des offres sur une base commune
- Comparaison commerciale et tableaux comparatifs
- Analyse des écarts de périmètre et des exclusions
- Comparaison des délais et des conditions de livraison
- Dossiers de recommandation pour revue interne
Administration fournisseurs
- Appui au référencement et aux dossiers d’ouverture de compte
- Gestion des questionnaires de pré-qualification
- Collecte des attestations, assurances et documents, avec suivi des échéances
- Préparation des données fournisseurs pour vos systèmes
- Appui à la tenue des fiches fournisseurs
Expediting et reporting
- Relance des accusés de réception de commande et confirmation des dates
- Expediting documentaire cadencé sur le planning — relances écrites et téléphoniques auprès de l’équipe projet du fournisseur, escalade vers votre acheteur dès qu’une date est menacée
- Signalement des retards et escalade vers vos acheteurs
- Tableaux de suivi et tableaux de bord achats
- Reporting par lot et à l’échelle du programme
- Synthèses de tendance sur les délais, construites à partir de votre propre historique de consultations
Livrables
Ce qui arrive sur votre bureau.
- 01
Dossiers de consultation diffusés et registre complet des consultations
- 02
Jeu d’offres normalisées, avec notes d’exhaustivité et d’écarts de périmètre
- 03
Comparatif commercial et tableau comparatif à votre format
- 04
Dossier de qualification fournisseurs
- 05
Registre d’expediting avec dates confirmées et risques signalés
- 06
Rapport hebdomadaire par lot et liste des points ouverts
Contrôle
L’autorité reste chez vous.
Aucun pouvoir d’engagement
Ardaron ne passe pas de commande, n’engage pas de dépense et ne signe pas au nom du client. Le pouvoir d’engagement reste entièrement dans votre organisation.
Aucune validation de fournisseur
Nous préparons et administrons les dossiers de qualification. L’agrément d’un fournisseur reste une décision du client, prise selon ses propres critères.
Confidentialité
Prix, conditions fournisseurs et informations projet sont traités sous NDA, avec un accès limité à l’équipe affectée.
Accès aux systèmes
Lorsque nous travaillons dans vos systèmes, les accès sont ouverts à votre discrétion selon vos rôles et habilitations, et fermés en fin de mission.
Traçabilité
Registres de consultation, offres reçues et éléments de comparaison sont conservés, de sorte que toute recommandation puisse être remontée à ses pièces sources.
Continuité
Notes de processus, modèles de documents et tableaux de suivi sont tenus à jour, afin que le travail puisse être repris par d’autres — y compris par vos propres équipes — sans perte d’information.
Expediting documentaire, pas inspection
L’expediting repose sur les documents et les échanges. Les visites d’usine, les essais en présence et l’inspection par tierce partie sont hors périmètre : lorsqu’un lot les requiert, nous le signalons et coordonnons l’intervention que votre service qualité mandate.
Ardaron intervient en appui de la fonction achats du client. L’agrément des fournisseurs, l’engagement contractuel et la vérification de conformité restent de la responsabilité du client.
Dites-nous où l’équipe est saturée.
Un lot, une famille d’achats ou un projet suffisent pour tester le modèle. Le point de départ évident, ce sont les lots qui génèrent le plus d’administratif et le moins de valeur stratégique.
Une contrainte d’exécution ?
Trois façons d’entamer la discussion.
Un manque de capacité en ingénierie ?
Indiquez-nous la discipline, l’environnement logiciel et la capacité recherchée.
Un goulot d’étranglement aux achats ?
Dites-nous où l’équipe est saturée : consultations, relances, comparaison ou reporting.
Un besoin de sourcing difficile ?
Envoyez-nous la spécification, la quantité et la date de mise à disposition sur site.